Privacyverklaring

Privacyverklaring Anemoon zwemschool 

Datum: 24 mei 2018                        

1. Inleiding

In deze privacyverklaring lees je terug welke gegevens we van onze klanten bewaren, hoe we deze gegevens verzamelen en bewaren en hoe we deze gegevens beveiligen. Ook staan we stil bij de gegevens die we verzamelen over de bezoekers van onze website.

De privacyverklaring zal indien nodig bijgewerkt worden om te blijven voldoen aan de wettelijke en wenselijke normen.

2. Bedrijf

Anemoon zwemschool bestaat uit een groep zwemonderwijzers waarbij op de locatie Drostenburg (Mytylschool) te Amsterdam Zuidoost zwemactiviteiten worden aangeboden voor kinderen. Het gaat hierbij over zwemles voor het A, B, C-diploma aan kinderen tussen de leeftijd 4,5 - 12 jaar.

Om deze dienst op de beste manier te kunnen uitvoeren is het noodzakelijk om diverse persoonsgegevens en andere data te verzamelen en te bewaren. Heb je naar aanleiding van deze privacyverklaring vragen of wil je rechten uitoefenen die je als consument hebt, neem dan contact met ons op via een van de volgende opties:

• het algemene emailadres rondom privacy-zaken: privacy@anemoonzwemschool.nl 

• telefonisch via de Anemoontelefoon: 0623741149

Alle overige bedrijfsgegevens zijn ook terug te vinden op https://www.anemoonzwemschool.nl  

3. Gegevens en doel

Binnen Anemoon zwemschool worden gegevens altijd verzameld met duidelijke redenen. Daarom willen we hier ook open en duidelijk over zijn naar onze klanten. Onderstaand leggen we uit welke gegevens we verzamelen en waarom we dit doen. We maken hierbij een onderscheid tussen de gegevens die we verzamelen bij het bezoeken van onze website Anemoon zwemschool enerzijds en de gegevens die we verzamelen bij (bestaande) klanten binnen het door ons gebruikte softwarepakket Planplan internet (Zwemscore).

3.1 Website Anemoon zwemschool

3.1.1. Google Analytics

Binnen de website van Anemoon zwemschool worden gegevens verzameld om de website te verbeteren. Dit gebeurt met de plug-in van Google Analytics. Deze gegevens zijn volledig anoniem en worden niet gekoppeld aan persoonsgegevens.

3.1.2. Cookies

Anemoon zwemschool verzamelt geen cookies.

3.1.3. Formulieren

Op de website van Anemoon zwemschool zijn diverse formuleren te vinden. Voor sommige formulieren wordt u doorgestuurd naar de beveiligde pagina’s van Planplan internet (Zwemscore) (zie hieronder) voor de verwerking van inschrijvingen en de daarbij behorende gegevensverzameling.

Daarnaast is het mogelijk om een contactformulier te versturen, waarbij de gegevens worden verzonden naar een Anemoon zwemschool-emailadres en bewaard worden in een database van de website ten behoeve van het beantwoorden van uw vragen.

3.2 PlanPlan Internet (Zwemscore)

Anemoon zwemschool maakt voor haar bedrijfsvoering gebruik van PlanPlan internet (Zwemscore), een softwarepakket speciaal ontwikkeld voor zwemscholen en zwembaden. Binnen dit pakket verzameld en bewaard Anemoon zwemschool diverse gegevens om diverse redenen:

3.2.1. Persoons- en adresgegevens

Wij registreren en bewaren naam- en adresgegevens, geboortedatum en geslacht voor het in eerste instantie kunnen inplannen van alle deelnemers en het monitoren van de voortgang. Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld, met uitzondering van de gegevens die Anemoon zwemschool gebruikt voor de kwaliteitsborging op de door haar uitgegeven diploma’s.

3.2.2. Communicatiegegevens

Om klanten te kunnen uitnodigen en informeren, verzamelen en bewaren we emailadressen en telefoonnummers. Deze worden in eerste instantie gebruikt voor het kunnen uitvoeren van de diensten die we aanbieden, maar ook om onze (oud-)klanten op de hoogte te kunnen houden van nieuwe ontwikkelingen en acties die mogelijk interessant zijn voor hen. Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld, met uitzondering van de gegevens die Anemoon zwemschool gebruikt voor de kwaliteitsborging op de door haar uitgegeven diploma’s.

3.2.3. Beeldmateriaal

Desgewenst kunt u zelf beeldmateriaal uploaden naar de door Anemoon zwemschool gebruikte software (bijvoorbeeld een foto van uw kind toevoegen op zijn/haar eigen zwemscore-pagina). Dit is nooit een vereiste en dit beeldmateriaal zal nooit door Anemoon zwemschool of derden worden gebruikt. Wanneer Anemoon zwemschool zelf beeldmateriaal (foto/video) maakt, zal altijd uitdrukkelijke schriftelijke toestemming gevraagd worden bij kinderen/klanten die herkenbaar in beeld komen.

3.2.4. Financiële gegevens

Om (automatische) betalingen te kunnen verwerken, is het mogelijk om bankgegevens in te vullen via de persoonlijke pagina van iedere klant. Dit is optioneel en deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van de automatische incasso waarvoor een klant toestemming geeft via dezelfde persoonlijke pagina. We houden daarnaast bij wanneer klanten betaald hebben en middels welke betaalmethode. Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld.

3.2.5. Apparaat-gegevens

Binnen het systeem wordt er tijdelijk (maximaal 90 dagen) bijgehouden met welk type apparaat en user-agent wordt ingelogd op de persoonlijke pagina. Dit gebeurt uitsluitend om de veiligheid te kunnen waarborgen en het systeem te kunnen onderhouden en optimaliseren. Waar nodig gebruiken we deze informatie om bugs/fouten in de software op te sporen.

3.2.6. Gegevens omtrent deelname aan zwemactiviteiten

We houden alle gegevens rondom de deelname aan zwemactiviteiten bij om onze dienstverlening te optimaliseren. Denk hierbij aan lesgroep-historiek, presentie en absentie, voortgangsmonitoring, communicatie, lestegoeden, abonnementsgegevens en betalingen. Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld.

3.2.7. Locatiegegevens

PlanPlan Internet (Zwemscore) bewaard het IP-adres waarmee wordt ingelogd. Dit doen we uitsluitend om te voorkomen dat er ongewenste pogingen worden gedaan om toegang te krijgen tot het systeem of om pogingen te stoppen die gericht zijn op het vertragen of buiten werking stellen van het systeem (hacking). Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld en worden niet langer dan 90 dagen bewaard.

3.2.8. Medische gegevens

Indien noodzakelijk en uitsluitend met toestemming van klanten zullen we medische gegevens bijhouden van klanten welke ons helpen bij het uitvoeren van de zwemactiviteiten. Ook kan het voorkomen dat we abonnementen tijdelijk stoppen en hierbij de medische reden vermelden zodat we optimaal kunnen monitoren wanneer klanten hun deelname mogelijk weer kunnen hervatten. Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld.

Voor de meeste van bovenstaande gegevens geldt dat zij volledig inzichtelijk zijn op de persoonlijke pagina én dat ze door klanten zelf kunnen worden aangepast/bijgewerkt.

4. Gegevensverwerking door derden

Anemoon zwemschool maakt voor de verwerking van persoonsgegevens gebruik van software van derden. Ook in relatie tot de kwaliteitsborging van de dienstverlening door Anemoon zwemschool, worden gegevens gedeeld met externe partijen. Hieronder een opsomming van externe partijen die betrokken zijn met de verwerking van persoonsgegevens van klanten van Anemoon zwemschool.

4.1 Gegevensverwerking

Anemoon zwemschool werkt, zoals hierboven aangegeven, met software van PlanPlan internet (Zwemscore), een softwarepakket voor onder andere zwembaden. Alle verwerkingen en registraties van persoonsgegevens worden verwerkt en bewaart op het softwareplatform van PlanPlan internet (zwemscore).

4.2 Website hosting

De website van Anemoon zwemschool wordt (mede-)beheerd door Scrolla. De gegevens die verzamelt worden in cookies, alsmede de gegevens die bewaard worden vanuit de contactformulieren worden dus door Scrolla en roundcube geregistreerd en bewaard.

4.3 Financiële dienstverleners

Wanneer (oud-)klanten hun betalingsverplichtingen niet voldoen, kan het zo zijn dat Drie Essen het incasseren van de verschuldigde bedragen uitbesteed aan incassobureau DAS in Amsterdam.

5. Bewaarperiode

Gegevens blijven voor 11 maanden bewaard door Anemoon zwemschool, mits er geen openstaande betaalverzoeken meer zijn en/of mensen niet middels een opt-in zijn ingeschreven voor de nieuwsbrief. We hanteren deze periode bewust omdat we weten dat onze (oud-)klanten hun abonnement en deelname regelmatig op een later tijdstip willen hervatten/vernieuwen. Daarbij is het wenselijk dat gegevens bewaard blijven om verder te gaan waar men is gebleven. Anemoon zwemschool kan hiermee ook betere diensten aanbieden en aanbevelen. Let op: bij het verwijderen worden directe persoonsgegevens verwijderd, overige informatie wordt geanonimiseerd om statistieken en overzichten intact te kunnen houden.

Uiteraard heeft u de mogelijkheid een verzoek in te dienen om alle gegevens te verwijderen. Dit kunt u ten allen tijde doen door uw verzoek te mailen naar privacy@anemoonzwemschool.nl. Het verwijderen van alle gegevens kan alleen wanneer een persoon niet meer actief is als klant van Anemoon zwemschool en wanneer alle betalingen afgehandeld zijn.

6. Beveiliging

Anemoon zwemschool zorgt ervoor dat zowel haar website alswel de externe softwaresystemen die gebruikt worden voldoen aan de te verwachten beveiliging van gegevens zoals wachtwoord- bescherming, SSL-verbindingen en andere veiligheidsmaatregelen.

Daarnaast zijn alle medewerkers van Anemoon zwemschool met toegang tot persoonsgegevens op de hoogte van de gedragsregels en beveiligingsprocedures persoonsgegevens zoals uitgeschreven binnen Anemoon zwemschool.